Як організувати час, щоб все встигати

Буває, прийшли ви на роботу, все тихо-спокійно, план із завданнями є, залишилося тільки заварити каву і приступати до виконання. Та ось виходить не все, як думалося!

Ось керівник відділу просить зробити презентацію, клієнт вислав правки, колезі знадобилася допомога – нові завдання сиплються як з рогу достатку, а є ще рутинні питання, дзвінки, пошта. І як встигнути зробити усі заплановані справи, плюс впоратися з форс-мажорами? А головне, як в таких умовах доводити кожну справу до кінця?

Головний секрет, який ми для себе відкрили, – важливо не зменшувати кількість справ, а розташовувати їх так, щоб займатися послідовно кожною з них. Адже, виконуючи одночасно 2 завдання, ви збільшуєте час їх виконання в 1,5 рази! Тому важливо витрачати у свій час на одне завдання.

Тобто, для роботи в умовах багатозадачності потрібна ефективна система планування.

1. Плануйте список справ з вечора. Тільки не у голові, випишіть усі завдання на папір!
2. Включіть в список рутинні завдання. Прорахуйте, скільки часу займе кожне.
3. Оцініть пріоритетність завдань – не термінові і не важливі перенесіть на той день, коли у вас буде час їх виконати.
4. При складанні плану обов’язково залиште час для форс-мажорних обставин – приблизно 20-25% від усього робочого часу. Так ви встигнете навіть більше, ніж запланували.
5. З важливих виберіть 5 найважливіших і орієнтуйтеся на них впродовж дня.

Це маст хев. А ось ще декілька порад, як діяти в умовах багатозадачності і отримувати круті результати.

1. Ставте нагадування на смартфон про раптові/термінові завдання – так ви нічого не забудете в сум’ятті дня.
2. Намагайтеся виконувати все, що запланували за день, не допускаючи прокрастинації (так, складно, але ви адже хочете все встигнути?).
3. Не бійтеся делегувати завдання. Але делегуючи, враховуйте, що все одно знадобиться час на постановку завдання і контроль його виконання.
4. ППри зануренні у важливий проект, відключіть усі повідомлення і вийдіть з соцмереж./li>
5. При роботі з рутинними і нудними завданнями включайте фоном музику або телевізор – так ви даєте мозку відпочити.
6. Використайте “даремний” час з користю – доки їдете в транспорті або чекаєте зустрічі в кафе, придумайте нову тему у блог, відредагуйте поточний план, внесіть клієнтські правки або проконтролюйте хід виконання завдань, що делегуються.
7. ЗЗаписуйте усі форс-мажорні завдання, які виникають впродовж дня, так ви зможете оцінити, скільки часу ви витратили на ту або іншу справу.

А тепер, мабуть, НАЙГОЛОВНІШЕ.

Визначтеся, що вас найбільше відволікає. Ми ось не будемо оригінальні і зізнаємося – найбільше відволікають соціальні мережі. Зайшов постик опублікувати згідно контент-плану – опритомнів, вже обід))

Щоб не потрапляти в такі пастки-пожирачі часу, визначте для себе 5 найпотужніших відволікаючих чинників і боріться з ними.

У “нерівній” боротьбі допоможуть:

• програми, блокуючі соцмережі впродовж заданого часу,
• програми управління часом типу Pomodoro
• відключення Wi – Fi і мобільного інтернету у вашому смартфоні.

І трохи приємностей

Працюючи в умовах багатозадачності, важливо уміти відпочивати. Згідно з науковими дослідженнями, опублікованими в журналі Times, учені рекомендують працювати, не відволікаючись, 52 хвилини, після чого відпочивати 17 хвилин. Звичайно, вираховувати час хвилина в хвилину не варто, тут важливе швидше співвідношення “майже година роботи – чверть години відпочинку”.

Загалом, бажаємо вам максимально оптимізувати робочі процеси і стати таким багаторуким Шивою свого бізнесу. А все, що стосується веб і маркетингу – ми можемо взяти на себе, розвантаживши вас від ряду важливих і невідкладних завдань 😉